8 estrategias pingüino: aprende a colaborar en tu empresa

Los amigos de ttandem.com me han pedido que os hable de colaboración y os ofrezca algunos consejos para conseguir que tu empresa sea más colaborativa. A los pingüinos la fama nos precede y seguro que conoces que somos los animales más colaborativos.

Ya sé que la idea de la colaboración está de moda, es casi un mantra: “Si no colaboras en tu empresa estás muerto” dicen los expertos. Se oye a menudo hablar de la era de la colaboración, de la economía y del consumo colaborativos.

Supone un cambio en cómo pensar la organización de la empresa, la estrategia, el modo de trabajar y el tipo de liderazgo. Es todo un reto alcanzar mejores resultados para la empresa y crear modelos de trabajo más sostenibles. Pero ¿cómo construir entornos de colaboración exitosos?

Como pingüino me he documentado y he tenido la suerte de conocer un libro muy interesante e inspirador: "El pingüino y el Leviatán" de Yochai Benckler, que confronta al pingüino como modelo de colaboración con el Leviatán como modelo de entorno competitivo. He resumido en 8 elementos lo que son las palancas para diseñar entornos de colaboración, los ingredientes de los sistemas de colaboración prácticos y exitosos.

Espero que sea de ayuda y que os ayude en el camino de la buena colaboración. Es lo que Yochai Benkler denomina "Criar un pingüino".

1. La colaboración emana de las personas

COMUNICACIÓN

La comunicación y no nos cansaremos de repetirlo es la savia que recorre un sistema de colaboración. La base de toda colaboración es la triada "Hablar-escuchar-entenderse".

En los entornos donde las personas son capaces de comunicarse de modo empático y confiado, existe más predisposición al grupo y más disposición también a llegar a soluciones inesperadas que cuando no hablan entre sí.  Abrir canales de comunicación, facilita la cooperación y evita algunas de las presunciones típicamente individualistas.

Cuanto mayor es el conocimiento mutuo de los miembros del grupo, conocer qué se puede esperar de los compañeros, cuáles son las expectativas, mayor es la motivación para colaborar.

Y además "hablar es barato".

La comunicación es clave para el éxito de la colaboración:

• Si quieres que tu empresa sea colaborativa habla de colaboración.
• Motiva a tus colaboradores: los encuentros informales, agradecimientos y reconocimientos son importantes para su autoestima. Incentiva la participación.
• Comunica lo que necesitas y lo que no, lo que es adecuado y lo incorrecto también, así todos hablarán el mismo lenguaje y se entenderán mucho mejor.
• Propicia el sentido de pertenencia: sin un sentido de comunidad no hay confianza. La colaboración será más fácil, si tus colaboradores se sienten parte de algo, valorados y apreciados.
• Comparte tiempo, espacio, ideas, experiencia y todo lo que puedas. Comparte también tu personalidad e inquietudes de manera que todos se sientan cómodos.
• Pon a disposición de la empresa soportes y herramientas digitales de colaboración.
• Y no olvides las reuniones, las actividades presenciales y el contacto directo con tus colaboradores y así recibir sus aportaciones.

2. No existen atajos, sé auténtico

AUTENTICIDAD

Es inútil hacer pasar por colaborativo un entorno que sea competitivo o explotador. No sirve de nada sumarse a la idea de la colaboración por snobismo y que solo sean palabras vacías. Si el marco de colaboración no se adecúe a la realidad, la colaboración no durará, no será cierta ni creíble. Ni lo intentes, no es posible engañar a las personas durante un tiempo continuado.

Te doy algunos consejos para transmitir y contagiar autenticidad:

• Define un propósito de largo alcance, un objetivo central y unificador que motive a la colaboración. Transmite en la empresa la importancia vital de la colaboración.
• Imprime carácter y sentido personal a lo que hagas.
• Considera las relaciones de ganancia/pérdida en la relación que estableces con tus colaboradores de modo honrado. Todo es más fácil si los demás también perciben que ganan.
• Evita la competencia interna, que es competencia negativa, entre los trabajadores.
• Saca de raíz lo negativo: si alguien o algo debilita el ánimo y la moral del resto del equipo, toma cartas en el asunto y no esperes a que contamine al resto. Intenta cortar lo antes posible con todo aquello que merme el avance del equipo y el cumplimiento de los objetivos.
• Predica con el ejemplo en el consenso y en la empatía. El liderazgo colaborativo debe ser consistente, coherente y sobre todo, creíble. No valen las aproximaciones de “haz lo que yo diga, no lo que yo haga".
• No tengas prisa y modera la impaciencia. Las relaciones colaborativas no se construyen de la noche a la mañana, y hay que dar tiempo para cultivar la confianza.
• Y por mucho que hayas tenido experiencias negativas previas, toda relación de colaboración debe comenzar desde la confianza, no desde la sospecha o la paranoia.

3. Mirar más allá de nosotros mismos

EMPATÍA Y SOLIDARIDAD

Esta es la buena noticia que nos trae Yochai Benkler: estamos "diseñados" biológica y socialmente para la empatía y la solidaridad. Tendemos a solidarizarnos dentro del grupo, a tener en cuenta los intereses de los demás, a mirar más allá de uno mismo, incluso a sacrificar el propio interés por el bien de una organización, empresa o colectivo.

Sabemos que la cultura prevalente en la mayoría de las empresas ha sido la contraria: se fomenta la competencia interna, que si a corto plazo pueda parecer positiva y dar resultados, a largo plazo es un obstáculo al crecimiento. Los trabajadores tienden a parapetarse en nichos internos o zonas de confort que consideran de su propiedad al margen o por encima de la visión general de la empresa.

Algunos consejos para romper el sentido de propiedad instalado en algunas áreas de las empresas:

• Evita que la sensación de propiedad se pueda desarrollar en ciertas áreas de tu empresa elaborando un objetivo central que unifique los grupos o las partes, una visión común que prime en primer lugar a la organización en su conjunto
• Las prioridades de cada grupo deben ser las mismas y estar alineadas con una estrategia común de la empresa clara y comprensible. Evita que cada área de la empresa vele sólo por sus objetivos. La unión en un grupo es más fuerte si existe una visión compartida
• Predica las bondades y ventajas de la colaboración para combatir la idea ampliamente extendida de que perdemos poder compartiendo información. Es una máxima no escrita en muchas organizaciones: el conocimiento es poder, y por lo tanto es una desventaja compartir y expandir el conocimiento y por eso mucha gente es reticente a hacerlo.
• Evita la competencia interna. En un ambiente competitivo internamente es natural que el deseo de acaparar y de poner fronteras ocurra. En este contexto nadie ayuda a un competidor que pueda superarte.
• Y no olvides destinar un tiempo a la colaboración. Si todo el mundo está muy ocupado cumpliendo con los propios objetivos de trabajo, se hará difícil trabajar en equipo y ayudar a los demás.

4. Los sistemas más justos son más productivos

JUSTICIA, ÉTICA Y NORMAS SOCIALES

Hemos dicho que no hay colaboración sin confianza y esto es debido a que tendemos a colaborar con aquellos que compartimos ciertas normas éticas o principios éticos firmes. Los sistemas más justos son más productivos que aquellos que tratan a los miembros con arbitrariedad o improvisación. Si operamos con honestidad y transparencia interna propiciaremos entornos más proclives a la colaboración.

Colaborar no significa que los incentivos tengan que ser menospreciados o no considerados importantes, sino que deben ser considerados desde el punto de visto de lo justo. Cuando creemos que nos tratan con justicia estamos dispuestos a colaborar más eficazmente.

Unos consejos para crear en tu empresa un entorno justo:

• Explicita de antemano los valores de tu empresa o de tu asociación. No son algo a pensar y hablar a posteriori o cuando surge un conflicto.
• Incentiva la transparencia en cuanto a normas sociales y éticas. Las colaboraciones que comparten un código ético generan confianza y son más proclives al éxito.
• Combate las situaciones de falta de respeto: la realidad es que en una empresa los comportamientos se contagian, y si en las capas directivas se dan éste tipo de comportamientos acabarán permeando al resto de la empresa, derivando en actitudes absolutamente opuestas a la colaboración.

5. Incentivos para las iniciativas colaboradores

RECOMPENSAS Y CASTIGOS

Hemos dicho que nos importan los demás y hacer lo que es correcto y justo, pero también nos preocupamos por nosotros mismos. En el diseño de un entorno de colaboración no es conveniente pasar por alto las motivaciones materiales, sabiendo que a cada uno nos importe en un grado diferente.

El reto es encontrar una forma de motivar a los menos interesados para que colaboren, sin perder a aquellos que tienen más predisposición intrínseca. Y también es importante conocer qué incentivos pueden resultar más importantes para el tipo de personas involucradas en tu proyecto.

Para motivar a la colaboración:

• Define el sistema de incentivos y recompensas de tu empresa de acuerdo con tu estrategia de colaboración. De nada te servirá llenarte la boca con las bondades de la colaboración si luego promueves lo contrario y bonificas a las personas en lugar de al grupo, o reconoces el éxito de un área en lugar del de la empresa y no premias la colaboración y la compartición de conocimiento.
• Pon en marcha incentivos que premien o reconozcan las iniciativas colaboradoras. Implantar una cultura de colaboración no significa que los éxitos individuales se difuminen. El hecho de que los aciertos dejen de ser atribuibles a una persona y pasen a ser atribuibles a un grupo, no debe hacernos olvidar que las personas también tenemos un ego orgulloso del trabajo bien hecho.
• Ofrece recompensas cuando alguna propuesta destaque o algún objetivo sea alcanzado. Ten en cuenta que el estímulo es uno de los pilares de cualquier trabajo: un día libre, una comida o salida grupal son algunas ideas para empezar.

 6. La colaboración depende de la reciprocidad a largo plazo

TRANSPARENCIA Y RECIPROCIDAD

Puede ser que desconfíes de la colaboración por experiencias negativas anteriores. Algunos hablan de colaboración pero lo que persiguen es extraer valor del grupo en un marco de relación claramente asimétrica.

¿Cómo evitar a los aprovechados que utilizan la colaboración como un escondite para el escaqueo y la ley del menor esfuerzo?  Evita que trabajar en colaboración sea una excusa para que algunos no hagan su parte del trabajo.

Para construir relaciones colaborativas simétricas:

• Transmite la información de modo transparente. En un entorno de colaboración todos los elementos que forman parte de la red deben conocer las aportaciones de cada uno de los miembros.
• Evita los contextos de "todo es confidencial". Define qué información de tu empresa es confidencial y cuál puedes compartir. Que la necesidad de confidencialidad no sea una excusa para no colaborar. Establece con tus colaboradores reglas claras de confidencialidad conocidas por todos.
• Pero también evita el “estrés por la reciprocidad”. No conviertas la colaboración en una cuenta de resultados de ingresos y gastos. Esto es un modelo cortoplacista que no invierte en la confianza y en el largo plazo.

7. Nuestra motivación para colaborar es variable

CONSTRUIR EN LA DIVERSIDAD

Ten en cuenta que en las personas los perfiles motivacionales difieren, es decir nos movemos por diferentes razones y respondemos de manera diversa ante las situaciones. Por ello también el grado de tendencia a la colaboración es diferente e incluso variable en cada uno a lo largo del tiempo.

No es que algunos no sean capaces de colaborar, sino que les va a costar más esfuerzo. La pregunta es ¿cómo persuadir, motivar e incentivar a los más reticentes a colaborar a que lo hagan?

Por ello requerimos sistemas flexibles en los que movernos y tomar decisiones, de tal manera que el sacrificio o coste personal no sea algo fijado de antemano o impuesto unilateralmente, sino hablado y consensuado. Es importante también que en cualquier entorno colaborativo se mantengan incentivos enfocados al interés propio.

Diseña la colaboración teniendo en cuenta la diversidad:

• Construye estructuras colaborativas capaces de adaptarse de forma continua a diferentes necesidades, motivaciones y grados de compromiso personales.
• No ocultes los conflictos y las contradicciones inherentes a toda relación humana, estimula la libertad para expresarlos. Permite diferentes niveles de autonomía y de implicación que contribuyan a preservar la estabilidad global del conjunto.
• Genera confianza para hablar, actuar y pensar. Procura proporcionar libertad para hacerlo y trata en la medida de lo posible de atender las necesidades particulares que pueden en muchas ocasiones ser vitales para cada uno.
• Permite a tus colaboradores opinar y emitir sugerencias o aclaraciones así como dar libertad de acción y pensamiento y recuerda siempre responder de manera positiva y con apertura.

8. Las organizaciones más abiertas, participativas y transparentes propician la colaboración

ENTORNOS ABIERTOS Y JERARQUÍAS FLEXIBLES

A diferencia de los sistemas jerárquicos, existen estructuras o sistemas de organización como la Redarquía y la Holocracia más propensos a la colaboración y a interaccionar con el entorno.

Estas organizaciones más abiertas, participativas y transparentes sustentadas sobre la confianza y la auto-organización en función de la tarea a realizar propician lo colaborativo. El sentido de pertenencia y el compromiso con la acción es mayor en las organizaciones menos jerárquicas.

Dile adiós a los sistemas empresariales con organigramas muy jerarquizados y compartimentados

• Contruye pensando en la autogestión. Permite que cada trabajador disponga de autonomía para tomar sus propias decisiones y gestionar su aportación al interés común. Autogestión y colaboración van unidos.
• Piensa en estructuras organizativas más horizontales y planas donde el valor de las personas se juzgue por lo que es capaz de aportar y por su capacidad para la colaboración.
• Asigna tiempo de tu jornada laboral a la colaboración aunque al principio o a medio plazo suponga algo más trabajo. A medio/largo plazo conseguirás que tu trabajo sea más sostenible.
• Establece sistemas de control. Piensa que la autonomía y el control no tienen por qué ser términos antagónicos.
• Aprende colectivamente. El valor del conocimiento no consiste en atesorarlo o acapararlo personalmente. Pon el conocimiento al alcance de todos.