El briefing: qué es y por qué es necesario en todo proyecto web

Imagina que vas al mecánico para que te arregle el coche y cuando te pregunta qué le pasa tu respuesta es: “No funciona bien”. Sin más información, el mecánico tiene que revisar el vehículo pieza por pieza y reparar aquello que él considere necesario (destinando muchas horas que después te va a cobrar, claro).

Pues esto mismo ocurre cuando se trata de un proyecto web. Al encargar una página web nueva o la mejora de la actual, el profesional necesita la máxima información posible para acertar con tus expectativas. Por eso es necesario un briefing.

La esencia de un briefing es la comunicación entre agencia y cliente. Sin una buena comunicación es muy probable que el resultado del proyecto web no sea el esperado. A través del briefing se definen los objetivos, la apariencia y las funcionalidades de la página web.

¿Qué es un briefing?

El briefing es un cuestionario que el responsable del proyecto web elabora para su cliente. A través de preguntas sencillas y concretas recaba toda la información necesaria y elabora un resumen con todos los elementos que debe tener en cuenta.

Sin un buen briefing, muchos proyectos web fracasan por falta de consenso, de presupuesto o de planificación. El briefing es la clave para que exista una buena comunicación entre cliente y agencia desde el minuto uno.

Aunque pueda parecer que no es más que un cuestionario, es un informe estratégico que sirve de punto de partida para desarrollar correctamente cualquier proyecto web. Es la hoja de ruta que nos permite avanzar en la dirección adecuada siguiendo las indicaciones del cliente.

¿Cómo se realiza el briefing de un proyecto web?

El briefing debe ser un resumen claro, sencillo y concreto donde se detalle lo que se desea conseguir. Podríamos compararlo a los planos de una casa.

Realizar un briefing para un proyecto web no es complicado si sabemos hacer las preguntas oportunas. No hay un único modelo de briefing. Cada profesional puede desarrollar el suyo propio. No obstante, hay una serie de puntos que deberían contener siempre.

Veamos cuáles son.

1. Descripción general del proyecto web

El primer punto del briefing consiste en un pequeña descripción del proyecto web, de la empresa que lo solicita y del contexto actual del que se parte. También debería incluir la identidad corporativa.

Anota los datos de contacto de las personas implicadas y el perfil del público objetivo al que se dirige el proyecto web (demografía, zona geográfica, datos socioeconómicos, aficiones…).

A continuación, describe los productos o servicios que ofrece la empresa o cualquier otro objetivo. No olvides incluir los principales competidores con enlaces a sus páginas. Además, resulta útil añadir ejemplos de otras páginas web en las que inspirarse en diseño, usabilidad o cualquier otro aspecto.

Finalmente, es muy importante incluir el presupuesto, lo que servirá para ahorrar negociaciones y sorpresas.

2. Objetivos

Todo proyecto debe tener unos objetivos definidos. También el lanzamiento de una página web. Aunque, en general, los objetivos deben ser SMART (eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, Realistas, en Tiempo concreto), algunos serán más intangibles que otros y, por tanto, más difíciles de medir con exactitud.

Los objetivos que sí se pueden medir son los que realmente nos interesan a la hora de tomar decisiones en cuanto a diseño y desarrollo del proyecto web. En este sentido podemos hablar de objetivo principal y objetivos secundarios.

El objetivo principal es la razón por la que se ha decidido llevar a cabo el proyecto web; por ejemplo, vender productos o conseguir leads.

Los objetivos secundarios nos ayudan a lograr el objetivo principal. Si el objetivo principal es vender productos, un objetivo secundario puede ser conseguir suscriptores.

3. Funcionalidades del sitio web

Las funcionalidades son la parte más técnica del proyecto web. En este apartado se debe incluir todo lo que el cliente desea que haga su página web. Es la parte más importante del briefing, por lo que hay que tomar nota con gran precisión. Este apartado determinará en gran medida el presupuesto.

Si el cliente no tiene conocimientos técnicos, se le puede pedir que aporte ejemplos de otras páginas que le gustan. Por ejemplo, la forma de mostrar las fotos, el sistema de venta online, los métodos de pago, el tipo de formulario, buscadores, blog con comentarios, registro mediante las redes sociales, calendario de reservas online o zona de descarga para usuarios registrados.

La tecnología que se vaya a utilizar también es fundamental para definir el proyecto, puesto que influye en el tiempo de desarrollo y en el coste. No es lo mismo hacer una página en WordPress que una tienda online con un catálogo virtual integrado con los sistemas de gestión de la empresa.

Es posible que el sitio deba estar disponible en varios idiomas. En el briefing hay que indicar si será el propio cliente quien aporte los textos traducidos o no.

Finalmente, hay que tomar nota acerca del hosting y del dominio. Si el proyecto consiste en un rediseño de una página existente, se puede estudiar la conveniencia de mantener el mismo alojamiento o cambiar a uno superior o con mejores funcionalidades. Para las páginas web de nueva creación habrá que buscar un nombre de dominio disponible y comprarlo.

Con todos los datos anteriores podemos realizar un pequeño croquis o mapa del sitio web indicando las secciones o tipos de contenido que se mostrarán en cada zona. Todo esto debe ajustarse a un timing con plazos de entrega parciales y plazo de entrega final del proyecto completo.

Y así es como puedes realizar un briefing sencillo del proyecto web de tu cliente para poder empezar a trabajar.

¿Sueles hacer este tipo de resumen previo para tus proyectos o eres de los que se lanzan a la piscina sin más? ¿Cuáles son los puntos que consideras más importantes en un briefing? ¿En cuáles encuentras mayores dificultades?