Herramientas digitales para mejorar la comunicación interna caso TTANDEM

En TTANDEM somos un pequeño gran equipo de profesionales de campos muy diversos y, a su vez, contamos con un bonito círculo de colaboradores muy próximos (en cercanía mental, que no física…). Nuestra mascota es un pingüino, el animal más colaborativo del planeta, “practicamos” la holocracia y amamos el teletrabajo. A eso le sumamos que nuestro compañero Patxi Fontalba es especialista en GTD (Getting Things Done) y productividad… En definitiva, que si no nos comunicamos bien internamente, tenemos delito.

Factores de una comunicación interna eficaz

¿Cómo es nuestra comunicación? ¿Qué primamos en ella? Aspectos como los siguientes:

• Orden: cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa. Seguro que esto te recuerda a tu madre, pero resulta que, como en tantas otras cuestiones, tenía razón… Si no sabes dónde colocaste algo, tardarás en encontrarlo. Contar con lugares distintos para dejar diferentes contenidos, mensajes, indicaciones, etc. es esencial para el buen funcionamiento. Si todo está en el mismo saco, no lo encontrarás. Por fortuna, la nube y los archivos compartidos facilitan enormemente la gestión y hoy en día tenemos muchas herramientas a nuestro alcance para ordenar documentación y gestionar equipos. Luego te las contamos.

• Respeto al trabajo de los demás: ¿Te has topado alguna vez con un jefe pesado que interrumpe tu trabajo cuando le da la gana sin tener en cuenta qué estás haciendo? En TTANDEM respetamos al máximo el trabajo de nuestros compañeros, sus ciclos y su concentración. Por ello, salvo que sea un tema muy importante, procuramos no interrumpir su labor. Si tenemos que comunicarle algo a un compañero, lo hacemos en la plataforma adecuada y aguardamos a que lea el mensaje en el momento en que mejor le venga.

• Sincronismo consensuado: Delimitamos espacios de tiempo en los que todos debemos estar conectados para resolver asuntos de forma ágil y rápida. El contacto personal también es fundamental (siempre lo ha sido y siempre lo será) y programamos reuniones semanales en las que compartimos asuntos tácticos, cuestiones de gobierno interno, temas de interés, charla, éxitos y preocupaciones. Además de café, frutos secos e infusiones.

• Procesos y herramientas: Hemos diseñado un sistema en el que cada herramienta a nuestro alcance tiene una función, aprovechando sus mejores cualidades y desechando sus carencias. Por ejemplo: nos estamos “borrando” del correo electrónico. ¿Es el correo un buen mecanismo para gestionar un proyecto? ¿Alguien ha perdido alguna vez minutos y minutos, además de la paciencia, buscando una información concreta entre cientos de correos, abriéndolos uno a uno hasta dar (o no) con el dato en cuestión? El correo electrónico sirve para un contacto puntual, pero no como central de comunicación de un proyecto. Y mucho menos si hay numerosas personas involucradas en él.

¿Vemos nuestras herramientas y su potencial?

Herramientas digitales para mejorar la comunicación interna

• Comunicación interna del equipo: Necesitamos una solución de trabajo en equipo en la que sea posible reunir en una misma plataforma a todas las personas implicadas en un proyecto para tomarle el pulso, compartir dudas y hacer seguimiento. Esta herramienta debe tener, además, funciones tan amplias como el archivo de documentación, la búsqueda avanzada, videoconferencias múltiples, chats y mucho más.

Nuestras recomendaciones: Slack, Yammer, Twist.

• Comunicación externa con cliente: Pero ¿no decías que íbamos a hablar de comunicación interna? ¿Qué pinta aquí la relación con el cliente? Detente, detente, que te lo explicamos… Creemos que pinta todo porque, en el caso de TTANDEM, cuando diseñamos una estrategia digital para una empresa o el desarrollo de su página web, debemos trabajar codo con codo con el cliente: tenemos que formar un equipo en perfecta comunicación. Necesitamos encontrar un espacio, un código, un modo de trabajar conjuntamente. Diseñar o encontrar una buena extranet, adaptada a nuestras necesidades, es fundamental. Estas herramientas permiten crear hilos de conversación con una temática concreta donde queda agrupada toda la información, se puede compartir archivos y datos e, incluso, asignar tareas.

Nuestras recomendaciones: Basecamp, Wrike, Zoho Projects, Freedcamp.

• Gestor de tareas: A través de esta herramienta puedes solicitar un encargo a un compañero, especificando detalles y fecha de entrega. Es una eficaz manera de tener en un mismo muro todas las tareas pendientes a realizar y cruzar información en cada una de ellas. El lema de asana dice From chaos to clarity… Muy acertado, sí, señor. O señora.

Nuestras recomendaciones: Asana, Todoist.

• Repositorios de documentación y notas: Este tipo de plataformas se convierten en almacenes donde están todos los contenidos de diversos proyectos perfectamente ordenados y, también, el conocimiento interno, la esencia.

Nuestras recomendaciones: OneNote, Evernote, Zoho Notebook.

• Skype. Benditas videoconferencias. Ahorran traslados y tiempo. Y te ves la cara. Además, con vídeo de por medio, (casi) todos tendemos a divagar menos que en una reunión presencial o telefónica.

• WhatsApp. Invento para volverse locos. No es eficaz para gestionar un proyecto, ya que no puedes ordenar la información, ni encontrarla con facilidad. Este sistema de mensajería instantánea es útil para avisos rápidos… y nada más. WhatsApp y temas urgentes, sí. Gestión de trabajo, no. Cada vez más clientes promueven la comunicación vía WhatsApp, sin embargo, nuestro consejo es declinar la invitación. Encontrar la información deseada es una odisea y, además, el WhatsApp termina por invadir tu vida privada, ya que no entiende ni de días ni de horas. Si es imprescindible usar el WhatsApp con los clientes, haz lo que esté en tus manos para delimitar su uso únicamente para avisos rápidos.

• Teléfono. Lo bueno del teléfono es que hablas directamente con la persona y resulta muy eficaz para resolver ágilmente un tema en concreto evitando cruce de mensajes escritos. Sin embargo, tiene como contrapunto que es muy difícil controlar el tiempo que vas a dedicar a esa llamada y, además, surge el “ya que hablamos, te comento otros temas”. De manera que puedes caer en posponer un asunto para abordar otros. ¿Solución? Utilizar el teléfono cuando hablar algo es más eficaz que cruzarse mensajes… y tratar de ceñirse al asunto de la llamada.

Ya, sí, pero… ¿utilizar estas herramientas me supone más trabajo?

No. Por supuesto que no. Al principio, por supuesto, tendrás que dedicar algo de tiempo a hacerte con las diversas plataformas o herramientas, pero una vez que te sientas cómodo con ellas, te facilitarán la gestión diaria. Y eso no tiene precio.

Como ante cualquier hábito nuevo, lo difícil suele ser desprenderse de las costumbres anteriores pero, si eres una persona habituada a interfaces digitales, la curva de aprendizaje será mucho más reducida y enseguida disfrutarás de todas sus ventajas.

Lo que antes te costaba mucho tiempo, ahora te costará menos. Encontrarás los archivos que buscas, sabrás cuáles son tus tareas, obtendrás respuestas de tus compañeros más precisas, concretas y rápidas y perderás menos tiempo. Pero todo esto implica cambiar tu forma de trabajar y, por supuesto, descubrir las herramientas que mejor se adaptan a ti.

La “alergia” que existe en algunas empresas ante cualquier propuesta de cambio en la comunicación interna se debe a que se asocia con intranets y plataformas incómodas de utilizar y que suponen un trabajo extra en el que volcar la información. Y eso no debe ser así. Lo que nosotros planteamos es distinto. Supone cambiar la manera de trabajar para hacerlo en estas plataformas, agilizando nuestra labor.

¿Sí? ¿Te convencemos? ¿Nos cuentas tu experiencia en comunicación interna? Estaremos encantados de que compartas con nosotros qué te funciona y qué no.