¿Qué es y cómo funciona el outsourcing?

¿Qué es y cómo funciona el outsourcing?

El término outsourcing es una expresión inglesa que se puede traducir como externalización. Muchas compañías encargan la realización de las tareas de uno o varios departamentos a otra empresa, ya sea de forma temporal o por tiempo indefinido. El ejemplo más evidente lo encontramos en el sector hotelero, aunque es una práctica cada vez más frecuente en otros sectores empresariales.

¿Qué es el outsourcing?

La idea de outsourcing se puede resumir en la subcontratación de mano de obra externa para cubrir las necesidades de la empresa sin necesidad de ampliar la plantilla.

La externalización se aplica en áreas no estratégicas de la organización pero que influyen decisivamente en la operatividad. Aunque se suele utilizar como sinónimo de subcontratación, ambas prácticas no son exactamente lo mismo.

La principal diferencia es que el proceso del outsourcing es requiere experiencia y conocimientos específicos de un área determinada.

¿Para qué sirve el outsourcing?

Las organizaciones suelen recurrir a la externalización para convertir una parte de sus costes fijos en costes variables.

Una de las áreas en donde más está creciendo esta tendencia es el marketing. Las ventajas de externalizar este departamento son numerosas.

Por su profundo conocimiento del sector, las agencias de marketing están preparadas para diseñar estrategias con las que mejorar los resultados y alcanzar los objetivos empresariales.

Además del ahorro de costes fijos, con el outsourcing de marketing se consigue un importante ahorro de tiempo, sumado a una significativa mejora de la eficacia.

Otros motivos por los que muchas empresas eligen esta modalidad de contratación es la economía en gestiones y la mejora de la productividad, ya que la agencia de marketing ya cuenta con suficiente capacitación.

En resumen, la externalización sirve para incrementar la eficiencia de los procesos de la empresa con mayor flexibilidad.

Tipos de outsourcing

Las tareas que se delegan pueden abarcar procesos enteros o reducirse a un solo trabajador. Los tipos de outsourcing son:

Off-shoring

El off-shoring consiste en la contratación de servicios ubicados en otros países con mano de obra más barata. Es lo que se conoce como deslocalización. Ejemplos de esta modalidad los encontramos en los servicios de telemarketing de algunas compañías y en muchos productos manufacturados.

In-house

Esta modalidad de externalización se refiere a los servicios que se prestan dentro de la empresa que los contrata. En el sector hotelero, se emplea esta forma de outsourcing para la limpieza de pisos, la restauración o los servicios wellness.

Off-site

El outsourcing off-site hace referencia a servicios que se llevan a cabo en las instalaciones de la empresa subcontratada. Este sería el caso de las agencias de marketing, que elaboran las estrategias e implementan las acciones desde sus propias instalaciones. La facilidad de poder trabajar a distancia es una gran ventaja para la empresa contratante, que no necesita habilitar un espacio específico en sus propias oficinas.

Co-sourcing

El co-sourcing consiste en compartir responsabilidades y riesgos en la prestación de servicios.

El actual entorno empresarial permite la externalización en muchos sectores. Entre los más habituales se encuentran los siguientes:

  • Marketing
  • Control financiero
  • Fuerza de ventas
  • Mantenimiento informático
  • Recursos Humanos
  • Administración

En definitiva, el outsourcing es una subcontratación estratégica de profesionales para cubrir la demanda en áreas no estratégicas.

Ventajas y desventajas del outsourcing

La principal ventaja de la externalización es que la empresa puede centrarse en desarrollar su negocio mientras delega el trabajo de otros departamentos.

No obstante, antes de optar por la subcontratación de un departamento conviene valorar:

  • Los costes de la externalización frente a los costes de continuar con un departamento interno.
  • Los antecedentes y la experiencia de la empresa con la que se desea trabajar.
  • La importancia del área que queremos subcontratar. El área de marketing se puede delegar en profesionales experimentados para mejorar los resultados de la empresa.

Veamos los beneficios y las desventajas del outsourcing.

Ventajas del outsourcing

  • Reducción de costes asociados a la producción
  • Transformación de costes fijos en costes variables
  • Escalabilidad del servicio
  • Mayor alcance de la organización
  • Mejora de la competitividad
  • Mayor especialización en el área externalizada
  • Flexibilidad de la organización frente a cambios o imprevistos

¿Cómo funciona el outsourcing?

Para externalizar cualquier departamento es necesario realizar un estudio previo de la situación de la empresa y del proveedor que se desea contratar. De esta forma podrás valorar si resulta rentable o no.

Si estás pensando en externalizar el marketing de tu empresa, te aconsejamos que sigas estos pasos:

1. Análisis de la situación de la empresa

El primer paso es analizar los puntos fuertes y débiles de tu organización. Esto te ayudará a identificar las áreas más difíciles de gestionar o que no alcanzan buenos resultados.

2. Selección de los servicios que se pueden externalizar

Una vez identificadas las áreas problemáticas, establece qué actividades se pueden delegar en una empresa externa. El outsourcing del marketing puede centrarse solo en el diseño de estrategias digitales o abarcar más tareas de implementación, como campañas publicitarias, gestión de redes sociales y reporte informes analíticos.

3. Licitación y contratación

Elabora un listado con las empresas que ofrecen los servicios de marketing que quieres contratar. Compara la experiencia, las opiniones de otros clientes, los precios y las condiciones que ofrece cada una.

Una vez elegida la empresa, redacta un documento que incluya tus requisitos en cuanto a obligaciones, restricciones y otros aspectos legales.

4. Transición

Al inicio de la prestación de servicios, habrá una fase de adaptación para que la empresa externa se integre en la filosofía de tu organización. La transición se debe realizar con precaución si existe un equipo responsable en tu empresa.

Muchas veces, el outsourcing genera despidos, por lo que el proceso debe ser lo más calmado y empático posible. Lo ideal es invertir en outsourcing de marketing sin despedir personal. La empresa externa puede encargarse de las tareas que requieren mayor especialización, como la medición y análisis de resultados.

5. Supervisión

La externalización requiere confianza en la empresa contratada, pero la confianza no debe sustituir a la supervisión. Sigue los progresos y presta atención a la calidad del servicio.

6. Evaluación

La fase de evaluación sirve para medir los resultados de la externalización y debe repetirse periódicamente.

¿Estás pensando en externalizar el área de marketing de tu empresa? ¿Qué ventajas crees que obtendrás? ¿Has contactado ya con alguna empresa especializada? Cuéntanos en qué fase de la externalización está tu organización.


Patxi Fontalba

Emprendedor digital desde el año 1997. Experto en Productividad y GTD. Padre a tiempo incompleto.



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