Descubre cómo la digitalización transforma a un colegio mayor

Santiago Conde es el director del Colegio Mayor Larraona, situado en Pamplona. Cuando llegó a él, se encontró con un gran colegio con un tremendo prestigio… y un modelo de gestión muy mejorable. Había trámites que duraban meses, muchas de las gestiones solo se podían hacer de forma presencial en el propio colegio y carecían de un sistema global de gestión. Hoy, la digitalización ha transformado por completo el día a día de este colegio mayor.

¿Cuál era el punto de partida y cuáles eran los objetivos?

Teníamos una clara necesidad de agilizar nuestros procesos administrativos y de gestión de servicios tanto con los colegiales, como con sus familiares. En este sentido, el punto de partida suponía un reto importante, ya que carecíamos de un sistema global de gestión. Nosotros no ofrecemos tan solo un alojamiento: somos responsables de transmitir y desarrollar valores a los universitarios y durante su estancia nos volcamos en el acompañamiento en el sentido más amplio (académico, personal y formativo en valores, habilidades y actitudes en ámbito humano y personal). Nuestros objetivos no se miden tan solo en euros, sino también a través de los resultados académicos, en acciones de voluntariado o en porcentaje de participación en actividades culturales, deportivas, sociales, etc.

¿Qué nivel de digitalización teníais en un primer momento en los procesos administrativos y de prestación de servicios a los colegiales?

Era un nivel demasiado básico, repleto de procesos y procedimientos que no estaban enfocados a las necesidades de los colegiales y sus familias, muy poco automatizados y, en algún momento, poco eficaces.

¿Por qué consideras importante digitalizar los procesos y servicios?

Hoy en día es imprescindible dar el paso en la digitalización en cualquier sector: creo que, a estas alturas, nadie debe dudar de ello. No importa qué ofrezcas, debes ofrecerlo con la máxima calidad posible, ser capaz de ponerlo en valor a quien lo reciba y controlar todo el proceso de la manera más rápida y eficaz posible. ¿Parece sencillo, verdad?

Sin embargo, afrontar una transformación del modelo de gestión de este tamaño, supone implicar a muchas personas. Esto exige hacerlo bien. ¿De qué modo habéis abordado la implantación de este cambio?

Sin duda alguna, esta es la parte más importante y más compleja. Puedes implementar el mejor modelo de gestión y fracasar si la organización no avanza junto con el modelo. En nuestro caso, desde el primer momento, optamos por implicar al máximo número posible de personas en los diferentes equipos de trabajos que se crearon. Si el modelo de gestión final es fruto de todo un equipo humano, esa unión revierte en la implicación en el modelo y en el objetivo que se persigue.

¿Qué mejoras se han logrado? ¿Cuáles están siendo los resultados? ¿Qué nivel de satisfacción tienes con los resultados obtenidos?

Las áreas en las que trabajamos fueron tres: los servicios a los colegiales, el proceso de admisión y la parte administrativa y de gestión del Colegio Mayor. En todas ellas, hemos pasado de mover gran cantidad de papel a, en algún caso, eliminarlo por completo. El grado de satisfacción está presente en las tres partes que intervenían: el colegial, las familias y el equipo humano del Colegio Mayor Larraona.

¿Qué ha supuesto esta transformación digital en el día a día del colegio?

El cambio ha sido radical en muchas áreas. Algunas son de carácter interno y otras son muy visibles para los colegiales o sus familias. La lista de procesos que han mejorado es muy larga, pero si tuviera que destacar alguna, me quedaría con dos.

Por una parte, el colegial de Larraona tiene acceso a todos los servicios que ofrece el Colegio Mayor desde su smartphone: reserva de salas, canchas deportivas, imprimir documentos… Con un click accede a todo, cuando antes debía rellenar unas peticiones a través de diferentes formularios y siempre de manera presencial en el Colegio Mayor. Ahora, pueden organizar un partido de fútbol a cualquier hora, mientras están en la facultad o en cualquier sitio.

Y el otro gran ejemplo afecta al tiempo que duraban los trámites de admisión. El proceso era muy largo, y en él nos enviábamos mucha documentación, durante muchos meses. Actualmente, una familia puede solicitar una plaza en poco más de cinco minutos desde su domicilio.

¿Por qué elegiste a TTANDEM para llevar a cabo toda esta transformación digital?

Estudiamos diferentes opciones y lo hicimos no solo valorando la parte económica y técnica. A lo que le dimos más importancia fue a la metodología e idiosincrasia de cómo se afrontaba el proyecto.

¿Cómo es trabajar con nosotros?

Ha sido una experiencia muy positiva. No era fácil: el proyecto y nuestra realidad era cuanto menos compleja y desde TTANDEM siempre nos habéis ayudado, no tan solo en el modelo en sí, sino también apoyándonos en la implantación del mismo. Son aspectos muy diferentes y claves en el éxito o fracaso.

¿Qué es lo que más destacarías de TTANDEM?

La implicación que habéis mostrado. En realidad, diseñar e instalar, puede ser fácil. El éxito radica en dimensionar bien el proyecto y en la implementación del mismo. Esto es mucho más complejo, ya que hablamos de actitudes y aptitudes.

¿Recomendarías a TTANDEM?

Sin duda alguna.

¿Señalarías algún punto de mejora?

Siempre hay puntos de mejora, sería irreal decir lo contrario. Todos los proyectos nacen con algún punto mejorable, sin embargo, el reto está en verlo a tiempo y saber corregirlo. Si no se puede corregir, ya es un error de planteamiento inicial. En nuestro caso, eso no sucedió.

¿Es cierto que otros colegios mayores se han interesado por el sistema implantado en CM Larraona?

Sí. Entre otros, un colegio mayor de Madrid se interesó por el modelo de gestión que implantamos.

¿Qué retos se dibujan en el futuro en el plano digital?

Siempre hay aspectos a mejorar. Si cada año no nos planteamos alguna mejora, rápidamente volveríamos a estar en una situación deficiente y poco competitiva. Resulta imprescindible disponer del máximo desarrollo de la gestión online. En nuestro caso, hemos dado un salto cualitativo gigante, sin embargo, tan solo ha sido un primer paso.